Une mauvaise expérience candidat peut sérieusement affecter les objectifs de recrutement. En ce sens, une expérience utilisateur courte, intuitive avec une interface agréable s’avère particulièrement importante. Pour le groupe Elior, nous avons créé un module Drupal Talentsoft, ATS utilisé par le Groupe. On vous raconte !
Les parcours de recrutement au coeur des préoccupations des marques
Face aux tensions du marché de l’emploi, nombreux sont les acteurs à prendre soin des parcours de recrutement, à l’attention des potentiels candidats. La plupart des services RH utilisent un ATS (applicant tracking system), logiciel SAAS qui leur permet de diffuser, en un point unique, leurs offres d’emploi et d’administrer les différentes candidatures. Le plus souvent intégrés au SIRH, ces ATS proposent des accès à leurs interfaces en “marque blanche”… Mais ces solutions ne permettent pas à leurs clients de personnaliser les parcours UX de candidature.
Or une mauvaise expérience lors du processus de recrutement, se paye cher ! Saviez-vous qu'une personne sur deux va partager cette mauvaise expérience avec son entourage et refuser de postuler à nouveau ? Alors oui, l’expérience candidat nuit sérieusement à la réputation de l’entreprise et plus généralement à la marque employeur.
Le contexte du projet et ses contraintes
Conscient de ces enjeux, le groupe Elior, spécialiste de la restauration collective, a souhaité proposer à ses candidats une expérience améliorée sur l’ensemble de ses sites, de la consultation des offres d'emploi jusqu'à la gestion et au suivi des candidatures. Les directions RH du groupe ont par conséquent voulu intégrer le processus de candidature aux différents sites du Groupe propulsés par l’usine à sites Drupal.
L’intégration a donc dû être multi-sites, multi-marques et multilingue. Elle a été possible par l’intermédiaire d’un module Drupal qui vient se connecter à l’API Talentsoft et manipuler les données, bi-directionnelles, sans aucun stockage des informations dans les bases de données des sites Drupal concernés.
L’intégration a dû en outre consacrer les principes d’héritage et de mutualisation possibles dans l’usine à sites dans un souci de performance budgétaire de l’opération (parcours UX communs à tous les sites, comportements mobiles hérités des travaux de conception, niveaux d’accessibilité équivalents pour tous les sites de la plateforme).
Connecter Drupal et Talentsoft tout au long du parcours de recrutement, de la diffusion des offres d’emploi à la candidature
L’ATS utilisé par Elior Group est la solution Cegid Talentsoft (ex- Talentsoft), très utilisée parmi les logiciels RH proposant une plateforme unifiée pour optimiser les ressources humaines de l'entreprise.
API Cegid Talentsoft : https://developers.cegid.com/apis
L'interface proposée en marque blanche par Tlaentsoft :
Si les offres d’emploi sont facilement intégrables et paramétrables aux différents sites du groupe, notre énergie s'est concentrée sur le parcours connecté de candidature sur tous les sites, en utilisant les méthodes proposées par l’API Talentsoft. Un tel projet permet en effet de proposer des parcours et interfaces de candidature optimisés et plus efficaces que ceux proposés nativement par l’ATS Talentsoft.
Architecture concernée : usine à sites Drupal
Le groupe Elior possède un grand nombre de sites Drupal : site du groupe, sites par pays, sites de filiales, blogs… Opter pour la création d’une usine à sites permet de bénéficier d’une architecture efficace pour héberger et administrer tous les sites. Cette architecture propose l’avantage de créer, supprimer et dupliquer des sites facilement, rapidement et en toute autonomie, par l’intermédiaire de profils d’installation Drupal personnalisables et rapidement déployables.
Nous administrons actuellement 4 profils d’installation sur la plateforme :
- Un profil d’installation drupal pour le site corporate - https://www.eliorgroup.com.
- Un profil d’installation drupal disposant d’une navigation horizontale classique - Ex : https://www.ansamble.fr ou https://www.elior-services.fr.
- Un profil d’installation drupal permettant de déployer des blogs éditoriaux divers - Ex : https://foodforgood.eliorgroup.com, https://mag.elior-services.fr, https://bon-et-bon.elior.fr ou https://vidasaludable.serunion.es.
- Un profil d’installation Drupal caractérisé par son menu latéral et notamment exploité par les sites pays d’Elior (ce profil est au passage en cours de refonte) - Ex : https://www.elior.fr, https://elior.co.uk, https://www.elior.it, etc.
Périmètre de la mission
Notre intervention s’est concentrée sur :
- La conception d’une expérience UX améliorée pour l'ensemble du processus de recrutement en ligne ;
- La conception des maquettes UI, héritées de la conception UX, pour chaque modèle de site;
- La mise à jour des design systems de chaque modèle de site ;
- Le développement et la prise en main le connecteur Drupal à l'API TalentSoft ;
- Le développement et l’intégration, pour chaque modèle de site, des processus d'inscription et de connexion des candidats à leur compte ;
- Le développement et l’intégration, pour chaque modèle de site, de la fiche candidat, de la liste des candidatures et des fonctionnalités liées (téléchargement de données, mise en veille de candidature, désactivation, alertes) ;
- Le développement et l’intégration, pour chaque modèle de site, du parcours pour postuler à une offre d'emploi ;
- Le développement et l’enrichissement, pour chaque modèle de site, du parcours de recherche et de consultation des offres d'emploi ;
- Le développement d’un moteur de redirection pour diffuser les annonces sur les sites des marques concernées, en plus de la diffusion sur le site eliorgroup.com.
Est exclu du périmètre :
Le traitement des alertes mails et des mails transactionnels - fonctionnalité qui relève du périmètre de TalentSoft.
Fonctionnalités héritées du fonctionnement de Talentsoft :
- Recherche d’offres d’emploi (métier, type de contrat, temps de travail, secteur d’activité, lieu et rayon de la recherche) ;
- Création d’un compte dans l’espace candidat ;
- Sauvegarde d’une recherche ;
- Ajout d’une offre d’emploi aux favoris du candidat ;
- Possibilité de postuler à une offre d’emploi ;
- Renseignement du profil du candidat à utiliser sur toutes les candidatures ;
- Mise à disposition d’offres équivalentes lors de la recherche d’un candidat ;
- Suivi d’une candidature dans l’espace candidat ;
- Téléchargement des données de l’utilisateur pour assurer un droit de portabilité des données personnelles ;
- Suppression d’un compte.
Améliorations de l’UX : problèmes et solutions apportées
Plusieurs problèmes avaient été identifiés sur l’espace de candidature mis à disposition par Talentsoft.
D’abord, un problème de redirection. En effet, en cliquant sur l’espace candidature depuis le groupe Elior, les candidats se trouvaient redirigés vers un tout autre site : celui de Talentsoft dont l’interface était différente de celle d’Elior venant ainsi perturber les utilisateurs.
Ensuite, un problème de longueur du parcours utilisateur lorsque l’on postule à une offre. Si les candidats préfèrent un parcours rapide et simple, les services RH eux ont intérêt à recueillir un maximum de données possibles sur les utilisateurs, ce qui concrètement implique beaucoup de champs obligatoires à remplir.
Pour conjuguer les intérêts de tous, nous avons proposé de rendre uniquement 4 champs obligatoires pour candidater à une offre, mais aussi mis en place un certain nombre d’incitations (par mails et par rappels sur le site) à compléter le profil du candidat.
De manière générale, un gros chantier de simplification du parcours utilisateur ainsi que de modernisation du design de l’interface a été mené. Un travail réalisé pour chaque profil de sites, un nouveau souffle pour l’image employeur !
Contourner les limites techniques présentées par l’API Talentsoft
Talentsoft possède ses contraintes et une flexibilité limitée. De fait, nous avons dû mener une réflexion approfondie pour le conjuguer à notre nouvelle expérience utilisateur et à Drupal.
Concrètement, nous avons établi un processus de travail tripartite avec Elior et Talentsoft, puis réalisé :
- Une étude de l’API et des méthodes à utiliser ;
- Un échange de questions-réponses avec Talentsoft ;
- Une étude de faisabilité conjointe dès la conception des maquettes, en passant par le parcours utilisateur et les spécifications.
Face aux différentes limites rencontrées, nous avons dû également être force de propositions.
Quelques exemples de problèmes rencontrés et de solutions
- Récupération des filtres de recherche des offres d’emploi :
Nous avons rencontré un problème pour la récupération des filtres de recherches des offres d’emploi en temps réel. Pour y faire face, nous avons proposé de les enregistrer dans le cache Drupal et de mettre en place une mise à jour quotidienne. - Autocompletion du champ de positionnement géographique de l’offre :
Nous avons rencontré un problème d’autocomplétion du champ “Emplacement” lors de la recherche d’offres. En effet, Talentsoft ne sait pas proposer de recommandations intelligentes d’emplacements lors du remplissage du champ par l’utilisateur (la méthode ne propose qu’un calcul par latitude, longitude et rayon). Pour y pallier, nous avons eu recours à l’API adresse.data.gouv qui référence l’intégralité des adresses du territoire et au module drupal que nous avons développé lors d’un précédent projet. Le module nous a permis de renvoyer les latitudes et longitudes correctes à l’API de Talentsoft. - Disponibilités de l’ensemble des données sur une requête :
Toutes les informations des offres n’étaient pas disponibles sur une seule requête, notamment celle du secteur d’activité ainsi que de l’image de l’offre. Pour contourner cela, nous avons mis en place dans le back-office, une page permettant d’administrer une image par secteur. - Sauvegarde de la recherche et des alertes dans le compte du candidat :
Nous avons mutualisé différentes méthodes pour rendre la recherche identifiable et permettre l’affichage des alertes dans le compte candidat. - Configuration des contenus croisés dans la vue détail d’une offre d’emploi :
Aucune méthode Talentsoft ne permet de répondre à ce besoin fonctionnel. Nous avons dû utiliser une taxonomie Drupal en relais pour afficher des offres similaires. - Configuration d’un module sur-mesure de redirection :
Ce module Drupal permet d’identifier l’origine du parcours du candidat pour le rediriger vers l’URL correspondant au site de la marque concernée.
Captures d'écran de l'espace candidats sur 3 modèles de sites :
Nous disposons désormais d’un module Drupal “clé en main”
Nous disposons désormais d’un module Drupal déployable, connecté à Talentsoft, disposant d’une expérience et une interface utilisateur attractives.
Si vous utilisez l’ATS Cegid-Talentsoft, nous pouvons par conséquent répondre à votre besoin d’intégration de ces parcours sur votre site Drupal, en appliquant le design system ou votre univers de marque à votre site web. N’hésitez pas à nous contacter si ce type d’intégration vous intéresse… Si vous souhaitez prendre un peu soin des candidats et de votre service de recrutement…
Mise en production : 12/04/2023
Exemples d’URL du site concernées :
https://www.eliorgroup.com/fr/candidats/france/liste-offres-emploi
https://www.elior.fr/nous-rejoindre/liste-offres-emploi
https://www.elior-services.fr/nous-rejoindre/liste-offres-emploi
Liens utiles :
Baromètre expérience candidat 2022
https://developers.cegid.com/apis
